Confidentialitatea datelor

1. Operatorul datelor cu caracter personal

     Operatorul datelor cu caracter personal obținute de la clienți sau acordate de către aceștia în procesul de autentificare și de procesare a comenzii este: S.C. SILKEYS & MACHINES DISTRIBUTION S.R.L. Ne puteți contacta prin e-mail la adresa: vanzari@silkeys.ro.În cadrul prezentei Politici, Operatorul datelor cu caracter personal va fi denumit „SILKEYS & MACHINES DISTRIBUTION” sau „compania”.

     2. General

Nevoia de a păstra date cu caracter personal variază în funcție de tipul de date care sunt prelucrate în cadrul companiei. Unele date pot fi șterse imediat, altele trebuie să fie stocate până în momentul în care utilitatea viitoare a acestora nu mai este o posibilitate.Există cazuri în care datele cu caracter personal sunt stocate o perioadă limitată, termenele de stocare fiind astfel impuse de reglementările legale aflate în vigoare, aplicabile la nivel național sau al Uniunii Europene.În alte cazuri, termenele de stocare trebuie să fie stabilite de către fiecare organizație în parte, în funcție de activitatea acesteia, ținând cont de principiile de prelucrare a datelor prevăzute în cadrul Regulamentului UE 679/2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date (cunoscut prin acronimul englezesc „GDPR”). Deoarece stabilirea de către companie a termenelor de prelucrare și de retenție a datelor personale poate fi un demers oarecum subiectiv, implementarea unei Politici de retenție este importantă, pentru a se asigura că regulile implementate la nivelul companiei privind stocarea datelor sunt aplicate în mod constant în întreaga organizație.În orice caz, prevederile GDPR și ale Legii 190/2018 privind măsuri de punere în aplicare a Regulamentului General privind Protecția Datelor vor fi respectate de către companie în cadrul activităților de stocare a datelor cu caracter personal prelucrate.

       3. Politica de stocare

Domeniul de aplicare al prezentei Politici acoperă toate datele companiei, respectiv datele stocate în sistemele informatice ale acesteia, datele furnizate de companie în mass-media, datele închiriate sau provenite din colaborările și parteneriatele contractuale, indiferent de locația (sediul companiei sau punctul de lucru) în care aceste date sunt prelucrate.Politica de stocare din cadrul SILKEYS & MACHINES DISTRIBUTION este un instrument care oferă garanția că cerințele GDPR, legile și reglementările relevante din domeniul protecției datelor cu caracter personal sunt respectate. Această Politică se referă, în principal, la principiul limitării reținerii în timp a datelor cu caracter personal prelucrate și care presupune stocarea acestora numai pentru o perioadă necesară scopurilor pentru care sunt procesate aceste date. Politica de stocare (retenție) a datelor personale este destinată în primul rând ca o resursă favorabilă activității companiei, care va aloca perioade de retenție relevante în toate domeniile de activitate și departamentele companiei, permițând desfășurarea activităților de eliminare/ștergere a datelor personale într-o manieră consecventă și controlată.

       4. Solicitări cu privire la Politica de stocare a datelor personale (retenție)

Prezenta Politică este aplicabilă persoanelor fizice în calitate de clienți ai SILKEYS & MACHINES DISTRIBUTION, persoane juridice în calitate de clienți, dar și reprezentanților partenerilor noștri contractuali, atât în calitate de Operatori de date cu caracter personal în relație cu SILKEYS & MACHINES DISTRIBUTION, cât și în calitate de Persoane împuternicite de Operator, conform Regulamentului General privind Protecția Datelor.Stocăm și prelucrăm datele personale numai în cazurile în care ne-ați furnizat voluntar aceste date, cum ar fi prin completarea unui formular de contact, prin abonarea la newsletterul companiei sau prin crearea unui cont și plasarea unei comenzi.În măsura în care aveți solicitări sau întrebări legate de perioadele de stocare a datelor dumneavoastră personale în cadrul SILKEYS & MACHINES DISTRIBUTION, vă rugăm să contactați compania, utilizând adresa de e-mail sus menționată.

       5. Motivele care justifică stocarea pe termen lung a datelor personale la nivelul SILKEYS & MACHINES DISTRIBUTION

Compania nu își propune să adopte o abordare de genul „salvează totul”. Considerăm că o astfel de regulă nu este practică sau eficientă din punctul de vedere al costurilor și ar reprezenta o povară excesivă pentru tot personalul companiei și în special pentru departamentul IT, care ar gestiona o cantitate tot mai mare de date. Cu toate acestea, anumite date trebuie să fie păstrate pe termen lung, pentru a proteja interesele societății, pentru a salva dovezi cu privire la prelucrarea sau ștergerea conform legii și a prezentei Politici a datelor cu caracter personal prelucrate, dacă SILKEYS & MACHINES DISTRIBUTION consideră că este necesar și, în general, pentru a ne conforma bunelor practici comerciale. Unele dintre cele mai importante motive pentru stocarea pe termen lung a datelor în cadrul SILKEYS & MACHINES DISTRIBUTION sunt următoarele:• reclamații privind calitatea serviciilor companiei;• litigii;• investigarea accidentelor de muncă;• anchetă privind producerea unui incident de securitate;• reglementări legale;• siguranța proprietății intelectuale.

       6. Perioadele de retenție (stocare)

Perioadele de stocare a datelor cu caracter personal sunt specificate în tabelul de mai jos și se aplică pentru toate formatele de înregistrări, adică format hârtie și/sau electronic, cu excepția cazului în care se specifică altfel în prezenta Politică.

Pentru informații cu privire la termenele de stocare ale unor activități de prelucrare a datelor personale în cadrul companiei, care nu se regăsesc specificate în prezenta Politică, vă rugăm să transmiteți solicitările dumneavoastră pe adresa de e-mail vanzari@silkeys.ro sau prin accesarea celorlalte mijloace de comunicare puse la dispoziție (formular de sesizări).

        7. Planul de retenție

Tabelul care conține perioadele recomandate de păstrare în evidențele companiei (sisteme sau arhive fizice) a datelor cu caracter personal ale clienților este furnizat pentru fiecare domeniu de activitate relevant. Perioada de stocare se aplică în mod implicit tuturor înregistrărilor din categoria respectivă și va fi respectată ori de câte ori este posibil, deși admitem că pot exista circumstanțe excepționale care necesită păstrarea documentelor fie pentru perioade mai scurte, fie mai lungi. În cazul în care înregistrările sau documentele individuale necesită o perioadă de păstrare diferită de cea recomandată, SILKEYS & MACHINES DISTRIBUTION trebuie contactată pentru a discuta cerințele specifice de stocare.

        8. Distrugerea datelor

Distrugerea datelor este o componentă esențială în cadrul normelor de stocare a datelor cu caracter personal neutilizate în activitatea viitoare a companiei.Când perioada de retenție expiră, compania trebuie să distrugă în mod activ datele acoperite de această Politică. Dacă un angajat (sau colaborator) care are acces la datele personale prelucrate consideră că anumite date nu ar trebui să fie distruse, acesta ar trebui să contacteze superiorul direct, Responsabilul cu Protecția Datelor sau, în lipsa acestuia, managementul direct al companiei, astfel încât să poată fi luată în considerare o excepție de la regulile instituite în prezenta Politică. Întrucât această decizie are implicații juridice pe termen lung, excepțiile vor fi făcute doar de un membru sau de membrii echipei de conducere a companiei.Compania îi îndrumă în mod special pe angajați (sau pe colaboratori) să nu distrugă date care încalcă această Politică. Distrugerea datelor pe care un angajat (sau colaborator) o consideră a fi corectă nu poate să aducă niciun beneficiu firmei și ar putea atrage sancțiuni.

       9. Modificarea Politicii de confidențialitate

SILKEYS & MACHINES DISTRIBUTION își rezervă dreptul de a modifica prezenta politică de confidențialitate în orice moment, fără o notificare prealabilă, respectând reglementările legale în vigoare. Orice modificare va fi comunicată publicului și va fi disponibilă pe site-ul companiei, astfel încât persoanele vizate să fie informate despre actualizările aduse politicii.

        10. Confidențialitatea și securitatea datelor

SILKEYS & MACHINES DISTRIBUTION se angajează să adopte măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru a proteja datele cu caracter personal ale clienților și ale altor persoane vizate. Aceste măsuri includ protecția împotriva accesului neautorizat, pierderii, distrugerii sau modificării datelor personale.

        11. Drepturile persoanelor vizate

Conform legislației aplicabile, persoanele vizate au dreptul de a solicita accesul, rectificarea sau ștergerea datelor personale, restricționarea prelucrării, opoziția față de prelucrarea acestora și portabilitatea datelor. De asemenea, au dreptul de a depune o plângere în fața autorității de protecție a datelor.

        12. Contact

Pentru orice întrebare sau solicitare legată de prelucrarea datelor cu caracter personal, vă rugăm să contactați SILKEYS & MACHINES DISTRIBUTION la adresa de e-mail vanzari@silkeys.ro sau la numărul de telefon disponibil pe site-ul nostru.